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基于VBA技术对Word文档的公文格式审核

摘 要:通过Word宏录制功能,分析VBA语言对Word文档的属性操作,运用编程思路设计实现Word公文格式的自动审核.

关键词:VBA技术;Word文档;格式审核

中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2017)25-0209-02

微软的Office集成办公软件具有利用VBA技术扩展软件功能、提高效率的特点.Word应用本身具有强大的文档格式处理功能,结合VBA技术运用编程理念,使得格式审核处理能力如虎添翼.

1 Word文档的VBA技术

VBA全称是Visual Basic for Application,其语法结构和语言特点与visual baisc相似,主要功能是扩展Office的功能,但是VBA没有独立的开发环境,也可以说Office是VBA的一个宿主.通过“开发工具”选项卡中的“visual basic”或直接快捷键“ALT+F11”即可进入VBA的编辑环境.VBA的编辑环境与VB的编辑环境很相似,这为Word文档的用户操作行为提供了更人性化的设计条件.

2 Word文档的运行模式

打开Word应用的时候,它首先会打开其公用的normal模板文件(2003版中是normal.dot,2007版中是normal.dotm),但是这个normal模板文件是不可见的.如果Word应用打开时没有选定打开具体文档对象或没有创建一个空白文档,Word应用会根据normal模板文件的格式创建一个新的文档对象.可以说normal模板文件是Word文档对象背后的通用功能集合体,在normal模板文档中设计好VBA的功能就可以应用到具体的Word文档实例中.

3 Word文档的公文格式审核设计

公文格式一般情况下都是具有固定格式属性的,这些属性包括页面属性、段落属性、表格对象属性等,因此设计公文格式审核方案首先得熟悉公文格式要求.如下表为某通知的公文格式要求为例.

3.1 流程设计

VBA编程环境具有窗体设计功能,可以实现较丰富和直观的用户交互界面.在该系统的窗体界面中设计了“页面设置、标题、接收对象、正文、表格、图形”六个按钮对象,用来实现对文档格式手动修改,同时设计“自动审核”按钮实现自动判断修改.

3.2 录制、分析VBA宏代码

对公文格式的审核处理其实就是对Word文档的页码、段落、表格、图形等具体对象的格式属性的审核处理.通过宏录制功能可以快速地将Word的对象操作行为记录下来.这些宏其实就是一系列的VBA代码,在Visual Basic中相当于一个过程.录制的宏其实就是对具体Word的对象属性的操作,因此,认识Word对象和属性可以通过录制的宏进行分析获取.

3.3 系统实现

首先根据系统设计步骤录制各对象处理的宏,分析宏代码,去除多余的代码.录制宏时使用的宏名称应尽量贴近宏的功能描述.为了将Word宏的功能应用于所有文档,在录制这些宏时应将宏保存在“所有文档(Normal.dotm)”中,程序的界面开发也要在该“Normal.dotm”文档下进行.

公文格式审核系统设置完成后,通过Word自身的功能设置可以将该审核功能部署到快速工具栏中.在工具栏单击右键选择“自定义快速访问工具栏-》自定义-》宏-》Normal.NewMacros.打开审核窗体”,单击添加、确定即可.

4 结束语

该公文审核系统的功能只是宏语言的简单利用,要想发挥Office的深层次功能,提高审核系统的功能,必须进行更复杂的语言设计.系统运行证明,利用VBA技术能够大量缩短一些重复性的操作时间,提高工作效率和工作质量.

公文论文范文结:

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